¿Cómo presupuestar soluciones de software empresarial? (2ª parte)

9 Dic

Caja blanca softwareTras comentar en la primera parte de este artículo temas más relacionados con las formas vamos a analizar ahora aspectos directamente relacionados con los contenidos y sobre todo resaltando la importancia de separar con claridad los productos y los servicios en el presupuesto.

¿Por qué separar productos y servicios?

Si te fijas en tus actividades como cliente podrás comprobar que lo más habitual es que te vendan productos y que adicionalmente te den información de otros servicios. Volviendo al ejemplo de los coches. Cuando compras un coche suelen dejar muy claro que por un lado está la compra del vehículo y por otro el impuesto de matriculación, el seguro, la ampliación de garantía. Incluso dentro del producto se preocupan de dejar lo más claro posible las características del coche y de los extras que puedes adquirir adicionalmente.

¿Es correcto actuar de esta forma?

Pienso que sí. Estamos acostumbrados a que nos vendan así los productos y los servicios. Si no lo diferencias con claridad o los mezclas estarás generando dudas en el cliente final. Recuerda que la ambigüedad en los presupuestos siempre juega en tu contra.

Los productos

Comenzando por los productos debemos aclarar siempre y lo más detalladamente posible que funcionalidades incluyen. Si hubiese módulos extras que fuese posible contratar deberían también detallarse con su precio individual. Es importante que especifiques el precio de cada producto o módulo tras la explicación detallada, eso refuerza el valor del precio. Independientemente de que pueda existir una hoja final con un resumen económico.

Las licencias

Este es uno de los aspectos más peligrosos y a tener en cuenta. Da igual que vendas a pequeños, medianos o grandes clientes. Aplica siempre un precio por licencia a todo lo que vendas. Si tu producto se vende en pequeños comercios como monopuesto, da igual, aclara en el presupuesto que el precio es para 1 licencia de uso de la aplicación. Si mañana cualquier cliente pone un segundo puesto debería tener claro desde el primer momento cuanto le va a costar. Piensa que si cobras un precio único por aplicación independientemente del número de usuarios estarás haciendo una injusticia con el cliente más pequeño. No parece lógico que tu producto cueste lo mismo para 1 usuario que para 10 usuarios. Además, valorar tus productos como precio único sin aplicar un precio por licencia te perjudicará en los servicios que quieras presupuestar.

Si consideras que tu producto tiene un núcleo cuyo precio puede ser fijo independiente del número de usuarios y adicionalmente cobrar un precio por un usuario, estupendo. Estarás ajustando el precio de tus productos al máximo ya que normalmente existe un coste fijo por instalación independientemente del número de usuarios y un coste adicional por cada usuario.

Pensemos que al cliente le importa muy poco lo que a nosotros nos cuestan las licencias del servidor de base de datos o de terminal. Y sólo le estaríamos complicando la vida si tratamos de que sea él quien las tenga que comprar. Nosotros por otro lado podríamos llegar a obtener algún beneficio en la compra de estos productos tras incluirlo en el precio de la licencia.

¿Qué pasa con las licencias de terceras compañías?

Aquí es donde reside el mayor peligro de presupuestar sin aplicar un precio por licencia. Si vendes a precio único por instalación te estarás generando problemas en el futuro con ese cliente.

Es cierto, que habíamos hablado en la primera parte de no ensuciar nuestro presupuesto con detalles técnicos. Siguiendo ese criterio no debemos hablarle al cliente final de si necesitamos instalar un gestor de base de datos (con coste por usuario), contratar licencias de terminal server (con coste por usuario), licencias de sistema operativo en el servidor (con coste por usuario), etc. Nuestro objetivo deberá ser calcular todos los costes que lleva asociados cada usuario de nuestra aplicación e incluirlo en el precio. De esta forma al detallarlo nuestro cliente es consciente de cuanto le cuesta añadir en el futuro nuevos usuarios a la aplicación.

Veamos un ejemplo de venta de producto

Supongamos que vamos a vender una gestión integrada, con contabilidad, CRM y TPV a un cliente con 5 usuarios.

Opción A (Sin precio por licencia y detallando los costes de terceros) MAL:

  • Aplicación de gestión integrada, contabilidad, CRM y TPV (3.000 €)
  • Sistema gestor de base de datos (1.200 €)
  • Licencias de terminal server (800 €)

Opción B (Precio por núcleo, precio por usuario y módulo, productos de terceros integrados) BIEN:

  • Módulo base de todas las aplicaciones (900 €)
  • 5 licencias de usuario del módulo de gestión integrada (5 x 200 = 1.000 €)
  • 2 licencias de usuario del módulo de contabilidad (2 x 250 = 500 €)
  • 4 licencias de usuario del módulo de CRM (4 x 100 = 400 €)
  • 1 licencia de usuario del módulo de TPV (1 x 200 = 200€)

En la opción B dejamos claro que independientemente del número de usuarios la aplicación le costará un precio base de 900 euros y le añadiremos el precio de las licencias que desee adquirir de cada módulo. Este cliente tendrá claro que si mañana quiere poner otro usuario del CRM le costará 100€ más.

Los servicios

Son el patito feo de nuestros presupuestos. Parece que siempre son los más complicados de encajar cuando debería ser todo lo contrario. En software sabemos que una vez desarrollado un producto el verdadero coste de puesta en marcha en un cliente son los servicios y debemos concentrarnos en explicarlos bien y darles el valor añadido que ellos tienen.

Las adaptaciones a medida

Si vamos a realizar adaptaciones de los productos para el cliente, esas personalizaciones son trabajos que habitualmente se cobran por horas. Es muy importante detallar claramente tanto el tiempo como el resultado final que se obtendrá con la adaptación. Es muy habitual que si no se realiza un buen análisis nos encontremos en la puesta en marcha con sorpresas en las que el cliente final nos confirma que no era eso lo que él pedía o que el lo quería todo. Por ese motivo debemos ser muy precisos en la explicación de las adaptaciones. Solicitar que vayan firmadas por parte del cliente y sobre todo hacer previamente un análisis a conciencia.

El análisis

Las grandes empresas son capaces de cobrar las horas de análisis. Por qué los profesionales o pequeñas empresas de desarrollo lo tienen tan complicado. Pues por el orden en que se realizan las tareas de análisis y presupuestar. Primero se analiza el cliente, sus necesidades y sus solicitudes y luego se confecciona el presupuesto. Resulta complicado en ese momento incluir en el presupuesto las horas de análisis que ya has realizado a ese cliente. Sin embargo, si nos fijamos en los servicios oficiales de reparación, cualquier avería que requiera presupuesto conlleva el pago de las horas de análisis de la avería y luego si se repara o no es decisión del cliente. Si valoramos nuestro trabajo deberíamos dejar claro desde el primer momento que esas horas de trabajo se plasmarán en un documento que será útil para el cliente independientemente de que acepte posteriormente el presupuesto. Lástima que en muchas ocasiones no se haga para no forzar la situación con el cliente tratando de no hablar de dinero hasta el momento de presupuestar y esas horas al final caen siempre en el mismo saco roto.

Los servicios por horas

Hay muchos servicios que se cobran por horas y que es muy importante detallarlos y darlos por asumidos como incluidos en el precio del producto.

Si no detallas el precio de las horas de implantación o formación y el número de horas que incluye el presupuesto casi seguro que acabarás perdiendo bastante dinero.

Es muy importante dejar claro que a partir de un número de horas incluidas en el presupuesto le cobrarás al cliente cada hora adicional a un precio fijado en el presupuesto. Eso ayuda a que te traten con más diligencia en sus instalaciones y que cuando des la formación presten mayor atención. Si la diferencia es pequeña al final de la puesta en marcha queda a tu criterio cobrárselas o no. Pero recuerda que el cliente aprende muy rápido de tus errores. Si hoy no se las cobras mañana te costará hacerlo.

Si no le cobras las horas de implantación, cada vez que vea a alguien de tu empresa trabajando en sus instalaciones no tendrá asumido que se lo vas a facturar. Si tiene problemas de red, equipos, sistema operativo, virus, etc. asumirá que es tu problema y no el suyo. Si le cobras todas las horas que estés trabajando se preocupará de que tengas el menor número de problemas posibles para realizar lo más rápidamente tu trabajo.

Con la formación pasa lo mismo. Si mañana entra una persona nueva a trabajar en tu cliente, éste debería tener claro que cada hora que le dediques a la formación le costará lo fijado en el presupuesto. Si pueden hacer formación interna la harán en la medida de lo posible.

Es importante especificar el precio de los desplazamientos para que en el futuro sepa cuanto le costará cada vez que un técnico tenga que presentarse en sus instalaciones para realizar cualquier servicio.

El soporte técnico

Este es el servicio más importante a detallar desde el primer momento en el presupuesto. El cliente final habitualmente quiere sentirse seguro en la mayoría de los casos y le gusta saber que tu le venderás el producto y le darás también el soporte técnico del mismo. Por otro lado si no se lo especificas corres el riesgo de que asuma que tiene garantía ilimitada ¿Cómo le vas a vender un producto con errores? Además debe tener claro que el soporte técnico tiene un coste mensual, trimestral o anual.

Un aspecto muy importante es que el precio del soporte técnico esté en función del número de usuarios y de cada módulo. Hay módulos que generan más incidencias y módulos que generan menos y, por lógica 5 usuarios generan más incidencias que uno, aunque en la realidad hay casos que rompen estas reglas.

Es importante detallar como será el servicio de soporte técnico: email, web, telefónico o presencial. Las horas o incidencias que incluye mensuales, trimestrales o anuales. Y el precio de cada hora o incidencia adicional por encima de las estipuladas en el contrato.

Veamos un ejemplo

Supongamos que seguimos con el ejemplo anterior y ahora le añadimos los servicios de implantación, formación y soporte técnico.

Opción A (Sin precio por licencia y detallando los costes de terceros) MAL:

  • Aplicación de gestión integrada, contabilidad, CRM y TPV (3.000 €)
  • Sistema gestor de base de datos (1.200 €)
  • Licencias de terminal server (800 €)

Opción B (Precio por núcleo, precio por usuario y módulo, productos de terceros integrados) BIEN:

  • Módulo base de todas las aplicaciones (900 €)
  • 5 licencias de usuario del módulo de gestión integrada (5 x 200 = 1.000 €)
  • 2 licencias de usuario del módulo de contabilidad (2 x 250 = 500 €)
  • 4 licencias de usuario del módulo de CRM (4 x 100 = 400 €)
  • 1 licencia de usuario del módulo de TPV (1 x 200 = 200 €)
  • 3 meses de garantía
  • 5 horas de implantación (5 x 60 = 300 €)
  • 1 desplazamiento para la implantación (1 x 60 = 60 €)
  • 4 horas de formación (4 x 75 = 300 €)
  • 1 desplazamiento para la formación (1 x 60 = 60€)
  • A partir del cuarto mes un soporte técnico de 12 incidencias anuales por usuario y módulo que incluye las actualizaciones de versiones del producto y la resolución de incidencias. No incluyen nuevos desarrollos que lleven más de 2 horas de programación, en cuyo caso deberán ser presupuestados. El precio es el 20% anual del precio de cada módulo (gestió integrada 200€/año + contabilidad 100€/año + CRM 80€/año y TPV 40€/año). Total 420€/año o 35€/mes.

Se trata sólo de un ejemplo. Vemos que el soporte técnico debe quedar muy bien detallado en cuanto a como se calcula el coste. De esta forma si mañana entran nuevos usuarios y se pagan nuevas licencias el precio de mantenimiento se ajustará automáticamente.

La opción A parece muy sencilla, pero además de dejar sin cobrar servicios muy importantes, el cliente final podrá afirmar que no tiene por qué pagar nada que no esté especificado en el presupuesto. Tampoco entenderá que debe pagar un servicio de soporte técnico.

Conclusión

Estos han sido meros ejemplos de especificación detallada de conceptos importantes a tener en cuenta por el cliente final y por nosotros a la hora de ajustar bien un presupuesto y que como todo negocio debe resultar beneficioso para ambas partes.

Debemos dar al presupuesto la importancia que se merece. Un buen presupuesto puede ayudarnos a cerrar una venta y un mal presupuesto a perderla. Además presupuestar correctamente facilita las relaciones comerciales con nuestro cliente final.

Anuncios

14 comentarios to “¿Cómo presupuestar soluciones de software empresarial? (2ª parte)”

  1. Fernando 17 febrero 2008 a 9:10 PM #

    Hola.
    Le felicito por el artículo. Lo considero de gran ayuda puesto que contempla determinados apartados que, como desarrollador por libre, no he tenido en cuenta hasta el momento a la hora de vender mis aplicaciones.

    Un saludo desde Canarias,
    Fernando

  2. jarboleya (Jesús) 17 febrero 2008 a 9:49 PM #

    Gracias Fernando,

    Me alegro de que te haya sido útil, el saber que haya podido ser útil es el mejor premio que puede tener un artículo publicado.

    Un saludo.

  3. Alejandro Michelino 3 abril 2008 a 2:12 PM #

    Jesus,
    perdon por mi anterior pedido, la parte 2 estaba ya publicada y me resultó igualmente a la 1º, muy util e interesante.
    Espero que puedas continuar con tus mensajes que son claros y precisos.
    Un cordial saludo.
    Alejandro

  4. jarboleya (Jesús) 3 abril 2008 a 9:50 PM #

    Gracias por tu comentario Alejandro.
    Intentaré darle más vida al blog o más blog a mi vida 😉

  5. Joan 24 abril 2008 a 5:50 PM #

    Ademas de todo lo que explicas que me parece que es lo correcto y ademas esta muy bien redactado, hay otro tema muy importante : el paso previo antes de implantar el programa, el estudio de como trabaja el cliente en cada area de la empresa, aparte del analisis si estas dos o tres dias o los que hagan falta enganchado a tu cliente desde que la empresa se pone en marcha hasta que cierra, tomando notas, preguntando, observando, etc…, la implantacion del programa sera mucho mas sencilla, ya que sabras los que cada usuario necesita de verdad, yo todo esto tambien lo incluyo en un apartado dentro del presupuesto, mas o menos 600 euros por dia, dependiendo donde este el cliente y las personas que vayamos, ahi se tendra que incluir desplazamiento, hoteles, dietas, etc…

    saludos.

  6. jarboleya (Jesús) 24 abril 2008 a 9:47 PM #

    Totalmente de acuerdo Joan,

    Esas jornadas de observación permitirán evitar errores en el análisis y ese coste de 600€/día se compensará con creces al reducirse los futuros costes de mantenimiento y al mejorar los tiempos de implantación.

    Muchas gracias por tu aportación.

  7. Pedro 5 mayo 2008 a 12:38 PM #

    He caido casi de casualidad con este articulo al lanzar una pregunta y me ha parecido muy util.
    Sobre todo en la necesidad de separar y en hacerle ver al cliente de que las cosas no son gratis, ni siquiera ese analisis inicial que necesitas para presupuestar.
    por cierto la pregunta que lanzaba era si debo de cobrarle mas las horas si estoy desplazado (fuera de España) aunque el cliente se hace cargo de avion,hotel, ya que vamos juntos y él paga todo.
    Saludos

  8. jarboleya (Jesús) 5 mayo 2008 a 5:45 PM #

    Hola Pedro,

    Gracias por tus comentarios y por la confianza al realizar esta pregunta.

    Yo te voy a dar mi punto de vista, no vinculante 😉 Nunca se me ha dado este caso que planteas.

    En principio los gastos de desplazamiento y estancia es lógico que corran a cargo del cliente sea cual sea el destino, como es tu caso.

    En segundo lugar el precio/hora que le vas a cobrar a un cliente puede depender del país en función de si deseas adaptarte a su nivel económico. Por lo que cuentas el trabajo lo vas a realizar con un cliente de España que tiene negocios fuera de España. En este caso podrías aplicarle el mismo precio/hora que le cobras en España y el cliente entiendo que lo verá totalmente razonable.

    Lo que si tendría en cuenta es la consideración de como afecta a tu trabajo estar desplazado fuera de España. Es decir, ¿Este desplazamiento te perjudica en la posibilidad de avanzar en otros trabajos? ¿Al ser un desplazamiento largo le cobras al cliente las horas de los viajes adicionalmente al precio del transporte? Ten en cuenta que en caso de estar en tu oficina podrías estar trabajando esas mismas horas y generando otros ingresos.

    En definitiva, es siempre lo mismo, tener en cuenta el valor que tienen tus horas de trabajo y que cualquier actividad que realizas para un cliente suponen horas de tu trabajo que debes cobrarle de forma razonada y razonable.

    Saludos.

  9. Carlos Canales 30 mayo 2008 a 7:31 PM #

    Lo felicito este articulo es interesante y muy util lo analizarema en detalle y les paso mis investigaciones para cordinar uanque tengo unas dudas pero las pasos luego a comentar

  10. Arturo Miranda 2 julio 2008 a 3:36 PM #

    Estimado Jesus,

    Los articulos publicados referente a este tema de presupuestar, me parecieron de mucha utilidad e interesantes,

    Yo por mi parte tengo apenas año y medio que sali de la carrera y desde hace un año que trabajo como profesional independiente ( solo ) y resulta que se me dificulta mucho al momento de hacer un presupuesto, quedan “conceptos a la deriva” , que no son claros para el cliente y a veces hasta para mi, trayendo como consecuencia la perdida del proyecto o en caso de aprobarse inconformidades por ambas partes,

    Jesus, me gustaria en caso de ser posible , me proporcionaras un documento de los que tu has hecho y si no te molesta tomarlo como plantilla para mis futuros presupuestos…

    sin mas por el momento quedo de ti, un Amigo.

    ISC. Arturo Miranda
    Mérida, Yucatán, México.

  11. Luis 16 agosto 2008 a 1:50 PM #

    Cabo de recibir una propuesta para realizar un trabajo pero desde otro pais, o sea cobrar por modulo, la empresa es paraguaya y yo soy de paraguay pero no tengo ni idea de como cobraria ¡, si me podrias ayudar te lo agradeceria bastante.

  12. jarboleya (Jesús) 26 agosto 2008 a 12:50 PM #

    Hola Luis,

    Perdona por el retraso en contestarte, acabo de volver de vacaciones.

    En principio por lo que comentas como tanto tú como tu cliente sois de Paraguay no veo ningún problema en que le presupuestes y factures con las condiciones fiscales de tu país.

    En caso contrario deberías consultarlo con un asesor fiscal del país donde estés residiendo ya que podría contemplarse como una operación de exportación.

    Siento no poder ayudarte más ya que tampoco especificas en que país estás dado de alta fiscalmente. Reitero que lo mejor es que te pongas en contacto con un asesor y le hagas la consulta para evitar irregularidades.

    Saludos.

Trackbacks/Pingbacks

  1. Cambiar de herramienta de desarrollo de aplicaciones empresariales « Lógica mente - 31 mayo 2008

    […] Por lo tanto el precio de la herramienta no es significativo en la toma de decisión salvo que nuestra capacidad financiera no nos permite llegar a su adquisición. El precio de las licencias de la base de datos siempre es un punto a tener en cuenta bajo el prisma de que debe ser el cliente final el que las paga. Sobre este tema he escrito un par de artículos en este blog: ¿Cómo presupuestar soluciones de software empresarial? (1ª parte) y ¿Cómo presupuestar soluciones de software empresarial? (2ª parte) […]

  2. ¿Facturas todas tus horas de trabajo? | Blog de Velneo - 2 julio 2008

    […] ¿Cómo presupuestar soluciones de software empresarial? (1ª parte) ¿Cómo presupuestar soluciones… […]

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: